Cómo crear un servicio digital en el archivo y no morir en el intento: el caso del AHEB-BEHA

Anabella BARROSO ARAHUETES, Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Obispado de Bilbao

1.- El proyecto de digitalización en el AHEB-BEHA

El uso masivo de nuevas técnicas de edición, publicación y creación de documentos plantea a los archivos nuevos retos y desafíos que afectan a su política de difusión, en un mundo en el que la revolución digital es ya imparable. En el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia/Bizkaiko Elizaren Histori Arkibua (en adelante AHEB-BEHA) hemos optado por la digitalización como un medio de difusión activa del servicio de archivo. Este proyecto1 está enmarcado en el más amplio de creación del servicio digital del archivo, porque la digitalización trae consigo, además de la reproducción en otros soportes, una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo. Efectivamente, apostamos por la digitalización no como una mera de reproducción de los originales en un nuevo soporte, sino como un medio de difusión activa del servicio de archivo o lo que denominamos Servicio Digital del Archivo.

Tras elegir los fondos susceptibles de ser digitalizados, estudiamos y analizamos las diversas posibilidades de digitalización de originales, de microfilmes, los distintos formatos y resoluciones, el almacenamiento masivo, la conservación de los nuevos soportes y la necesaria migración del software. A partir de ahí, elaboramos una serie de criterios y especificaciones con los que solicitamos a diversas empresas propuestas y presupuestos orientativos. Después, establecimos el calendario de actuación y la metodología para todos los trabajos que permitieran definir, implantar y desarrollar el proyecto de digitalización.2

Para integrar el proyecto en todas las tareas habituales del archivo hemos replanteado todo el sistema de gestión integral del archivo, pasando del sistema preexistente a un contexto inet3 que hemos denominado Sistema Inet de Gestión de Archivos-Agiritegien Kudeaketarako Inet Sistema (en adelante SIGA-AKIS) y que ha sido elaborado a partir de las directrices y requerimientos prefijados por el personal técnico del AHEB-BEHA y por el equipo técnico de Nuevas Tecnologías del Obispado de Bilbao y Suspergintza. Además de insistir en la necesidad –y posibilidad- de colaboración interdisciplinar entre profesionales de la archivística y de la informática, las características tecnológicas más notables son el hecho de funcionar totalmente con interfaz de usuario web, de estar desarrollado con software libre, muy especialmente GNU/Linux, y la posibilidad de un alto rendimiento en la gestión de los grandes volúmenes de información4.

2.- Principales consecuencias del Servicio Digital del Archivo

La puesta en marcha del Servicio Digital del Archivo ha conllevado una serie de actuaciones y cambios que han repercutido en las tareas habituales de todo el archivo. Dentro del Área de conservación y preservación del archivo ha obligado a incluir entre sus tareas la de preparación y comprobación de originales y/o microfilmes para su digitalización y después el cotejo de los fotogramas, las imágenes digitales y los originales, comprobando la perfecta correspondencia y la codificación correcta de las imágenes, porque luego esa signatura digital es la que permite enlazarlo con la base de datos de indexación y de catalogación. Además, la digitalización ha supuesto la incorporación masiva de un nuevo soporte que hay que almacenar y conservar de otra manera (cd’s, dvd’s, imágenes y documentos electrónicos). El AHEB-BEHA ha redefinido su política de preservación integrando la conservación de las imágenes digitales y todos los documentos electrónicos, intentando asegurar la óptima conservación de la información y de los dispositivos de almacenamiento.

De la misma forma, la difusión de los instrumentos de descripción en internet ha obligado a profundizar el proceso ya iniciado de normalización de la descripción y, dado que la digitalización va acompañada del proceso de indexación, el proyecto exige la redefinición de la planificación descriptiva del archivo y la sistematización de las pautas de descripción del AHEB-BEHA, combinando una catalogación retrospectiva de aquello que estaba ya descrito con el tratamiento archivístico de lo que no lo estaba y de forma paralela, elaborando y llevando a cabo nuestra propuesta de adaptación de la ISAD (G) a nuestro sistema archivístico.

Al disponer de imágenes digitalizadas hemos redefinido todo el sistema de consulta presencial y virtual, porque no podíamos trasladar el actual esquema de servicio de rollos de microfilm en sala y sustituir los rollos por cd’s. De este modo, replanteamos todo el sistema de gestión de usuarios y de consultas en sala así como las normativas de consulta y reprografía, sin perder de vista la asesoría jurídica sobre protección de datos y posibilidad de manipulación y alteración de las imágenes. Esta normativa incluirá también la nueva casuística generada por los usuarios virtuales.

Actualmente, ya realizamos todas las labores internas (gestión de usuarios, de solicitudes, indexación, consultas...) mediante la intranet del SIGA-AKIS, quedando sólo pendiente la implementación del módulo de catalogación y del módulo para servicios de archivo en activo. Desde febrero de 2004, está disponible nuestra página web y, desde mayo de 2004, es posible la consulta on-line del catálogo general del archivo y la consulta de sacramentales anteriores a 1900. En este momento es posible la consulta on line de más de 900.000 registros de bautizados en el siglo XIX en todas las parroquias vizcainas. También puede solicitarse reprografía a través de la web. La página web está disponible en castellano y euskera desde el principio y desde el pasado mes de octubre de 2005 también en inglés, lo cual ha conllevado un aumento considerable de consultas procedentes de EE.UU.

Figura 2.- Consulta de catálogo y registros.

Figura 3.- Tipo de servicios solicitables on line.

La consecuencia más notable es la variedad y aumento de nuestros usuarios, porque gracias a la web el archivo está accesible 365 días al año, 7 días a la semana durante 24 horas. El número de usuarios presenciales ha continuado aumentando ligeramente, si bien se mantiene en los mismos parámetros porque seguimos dando cita previa, con lo cual la media de usuarios es la misma todos los años. Sí se ha reducido, no obstante, el tiempo de espera. El número de usuarios virtuales ha aumentado de forma considerable durante el año 2005. El apartado de servicios y consultas on-line es con mucho el más consultado de la página web, pero también ha aumentado significativamente al correspondiente a fondos y a instrumentos de descripción, así como las actividades del Servicio Diocesano de Archivos. Se mantienen las medias de consultas (casi 3.000 visitantes distintos cada mes). En el año 2005, han sido 27.618 visitantes distintos (número sensiblemente mayor que los 8.000 que la visitaron en el año 2004), con un total de 44.920 visitas y 177.190 páginas consultadas. Si prestamos atención a los enlaces al sitio y a las página y términos más consultados, vemos que la página está siendo utilizada por los dos públicos a los que potencialmente iba dirigida (público en general, sobre todo el interesado por la genealogía e historia familiar y local y comunidad archivística) y en la proporción prevista.

Analizando las estadísticas de solicitudes de reprografía, la puesta en marcha de las consultas on line ha conllevado un aumento exponencial de las solicitudes en general, pero la repercusión más directa es la redistribución de la procedencia de las solicitudes. La proporción de los porcentajes de las solicitudes que llegan por carta, teléfono o correo electrónico se mantiene como en años anteriores, pero tenemos que constatar un aumento considerable de solicitudes que llegan vía SIGA-AKIS. La consecuencia más notable es el aumento del número de solicitudes desde fuera del archivo. Del total de 2.549 solicitudes atendidas en el año 2005, a través del SIGA han llegado 1874 (que conllevan 2.815 servicios, porque cada solicitud puede pedir más de un servicio –fotocopia, copia literal, etc-) lo cual supone un aumento exponencial respecto al año anterior. Si en el primer cuatrimestre habíamos triplicado el número de solicitudes del año anterior por esta vía, en el segundo lo habíamos quintuplicado y a final de año ya lo habíamos multiplicado por 7.

Por otra parte, aumentan el total de solicitudes (en sala se atienden una media de 10 solicitudes de fotocopias y copias literales diarias) y el total de solicitudes de reprografía desde fuera del archivo (por teléfono, carta, e-mail o fax). Es decir, el área de atención al público es la que más aumento de trabajo diario está notando por la puesta en marcha de los servicios on line. Según puede apreciarse en el gráfico siguiente podemos hablar, sin que sea una mera frase publicitaria, de un antes y un después en la atención al público tras poner en marcha los servicios on line (mayo 2004).

Los temas de investigación también han sufrido alguna variación, destacando el crecimiento de las solicitudes para genealogías y asuntos de herencias y un constante y significativo aumento de las consultas para investigación histórica. Esto es especialmente importante porque una vez más comprobamos que la extracción de datos sacramentales y su difusión en Internet facilita la elaboración de genealogías e historias familiares. De la misma forma, la mayor profundidad en las descripciones de los fondos y unidades documentales depositados en el AHEB-BEHA y la difusión del catálogo en la web han dado a conocer la riqueza documental a un público todavía minoritario más interesado en diversos aspectos de investigación histórica.

Gráfico número 1.- Solicitudes de servicios de reprografía.
Comparativa año 2004-2005

Gráfico 2.- Comparativa de solicitudes totales año 2001-2005.

A modo de conclusión

La digitalización de archivos con gran volumen de documentación plantea una toma de decisiones de gran alcance si se opta por este cambio de soporte como un medio de difusión activa del servicio de archivo. En el caso del AHEB-BEHA, la puesta en marcha del Servicio Digital del Archivo ha conllevado una serie de actuaciones y cambios que han repercutido en las tareas habituales de todo el archivo. Es muy destacable, la labor del Archivo en aras de una normalización de la descripción y de la adaptación de la Norma ISAD (G) como un requisito fundamental para la difusión virtual de sus instrumentos de descripción. En definitiva, ha supuesto un salto cualitativo de gran interés en el AHEB-BEHA como respuesta al gran reto de la difusión virtual en los archivos. Y también queremos resaltar la labor de análisis funcional y especificación de requisitos que hemos realizado en el AHEB-BEHA, así como la excelente recepción y puesta en práctica por parte del equipo técnico que ha desarrollado el SIGA-AKIS, siendo este sistema una clara apuesta por la interdisciplinariedad y, por supuesto, una clara opción a favor del software libre.

1 Este proyecto se encuadra en la firma del Convenio del Gobierno Vasco con las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la digitalización de sus archivos diocesanos. Fue firmado en 2000 y renovado los ejercicios 2002 y 2003. En diciembre de 2004, se procedió a la firma de un nuevo Convenio entre el Gobierno Vasco y las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la indización y difusión por internet de los registros sacramentales de los tres Archivos Históricos Diocesanos. Este convenio tiene una duración hasta el año 2008 y se ha firmado para concluir y consolidar el proyecto de digitalización iniciado en los años anteriores.

2 Consultar BARROSO,A., Archivos virtuales ¿Ya hemos llegado? El proyecto de digitalización del AHEB-BEHA, en “Letras de Deusto”, nº 100, vol 33, págs. 53-67

3 BARROSO,A., GUTIERREZ, J.D., CASTILLO, C., AKESOLO, A • Pasos dados para la creación del SIGA (Sistema Inet de Gestión de Archivos) en el AHEB-BEHA. Una respuesta a los nuevos retos de difusión en archivos, Actas del I Congreso de la Comunicación e Información, organizado por la Asociación de Documentalistas Hispanoamericana (ADHI) en Madrid, enero 2004. Edición Digital, Madrid, 2004.

4 Para los aspectos técnicos de la creación del SIGA-AKIS consultar BARROSO,A., GUTIERREZ,J.D., CASTILLO, C., AKESOLO, A., CRISTOBO, L., “La respuesta del AHEB-BEHA al reto de la difusión digital en archivos, El profesional de la información, ISSN 1386-6710, Vol. 14, Nº 6, 2005, pags. 449-458