El Sistema Inet de Gestión de Archivos del AHEB-BEHA: difusión del patrimonio y desarrollo archivístico
Anabella BARROSO ARAHUETES, Directora del AHEB-BEHA y del Servicio Diocesano de Archivos
Cristina CASTILLO PÉREZ, Responsable de Catalogación, Normalización y Automatización del AHEB-BEHA
La implantación del servicio digital de archivo en el AHEB-BEHA
En el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia / Bizkaiko Elizaren Histori Arkibua (en adelante AHEB-BEHA), desde el año 2000, emprendimos un proyecto de generación de índices y digitalización de las series sacramentales de los fondos parroquiales1 que ha conllevado la creación del servicio digital del archivo como una de sus principales líneas de difusión. Este proyecto ha traído consigo una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo, influyendo notablemente en la planificación archivística anual y en la gestión general de proyectos.
Desde el principio lo planteamos como un servicio de información y difusión interactiva, además de servir, por supuesto, para la reproducción y copia de seguridad en otro soporte (ya teníamos el 90% de los fondos microfilmados). Descartamos, por tanto, la digitalización masiva (tampoco teníamos recursos económicos para ello) y la reproducción facsimilar a partir del original y a altas resoluciones, excepto en el caso de la colección facticia de los pergaminos. El objetivo principal del proyecto de digitalización era facilitar al máximo la consulta de los registros sacramentales que, como demostraban las estadísticas desde 1976, generaban más del 85 % de los pedidos en sala y casi el 100 % de las peticiones externas (por correo ordinario, teléfono o correo electrónico –este último medio utilizado desde 1998–). Optamos por la digitalización de la colección de pergaminos –porque no estaban microfilmados– y de las series sacramentales de las 190 parroquias con documentación anterior a 1900 depositada en el AHEB-BEHA.
La digitalización de los fondos del AHEB-BEHA está unida estrechamente con la generación de índices de los registros sacramentales, esto es, la extracción literal, por parte de personal del AHEB-BEHA, de las partidas de bautizados, casados y difuntos de Bizkaia, hasta 1900 inclusive, y su acceso web. Esta nueva línea de difusión ofrecía perspectivas innovadoras sumamente interesantes que superaban las nuevas herramientas generadas en la segunda fase de automatización del archivo para requerir otras más potentes y ajustadas a las nuevas necesidades. Por ello se realizó un análisis funcional desde el propio archivo para migrar desde las estructuras ya creadas a un sistema inet, que denominamos SIGA-AKIS® (Sistema Inet de Gestión de Archivos-Agiritegien Kudeaketarako Inet Sistema), completado con las nuevas necesidad de acceso web a formularios y servicios on-line. Funciona totalmente con una interfaz de usuario web y está desarrollado con software libre, GNU/Linux, y PostgreSQL, lo que posibilita un alto rendimiento en la gestión de los grandes volúmenes de información y una optimización en la gestión interrelacionada de datos. El hecho de que haya sido elaborado a partir de las directrices y requerimientos prefijados por el personal técnico del AHEB-BEHA, y por el equipo técnico de Nuevas Tecnologías del Obispado de Bilbao y Suspergintza Elkartea, actualmente ST3Elkartea, supone, además, un ejemplo de colaboración interdisciplinar exitosa, a nuestro parecer, entre profesionales de la archivística y de la informática.
Servicios on-line en la web del archivo: un salto sin red
La página web del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, puesta en marcha desde 2004, ha ampliado el potencial para la difusión de los fondos y actividades del AHEB-BEHA. La consecuencia más notable ha sido incremento exponencial del número de consultas al archivo y de peticiones de solicitud de reprografía, a través de los “Servicios on-line” que mantiene una actividad muy alta y constante en el Área de Atención al Público y por ende, en el resto de Áreas del AHEB-BEHA. Esta circunstancia ha afianzado sin duda esta línea de difusión como válida, a la vista de los resultados, aunque somos conscientes de que el reto fundamental es que la gestión interna de esos servicios se ajuste, en la medida de lo posible, a la rapidez con la que nuestros usuarios, tanto externos como diocesanos, pueden acceder a la información expuesta y a los servicios que ofrecemos, aunque es una tarea complicada porque, lógicamente, gran parte del trabajo no está automatizado.
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| Figura 1. - Esquema de SIGA-AKIS |
En diciembre de 2008, cuando finalice el plazo para el proyecto de indexación tal y como está planteado actualmente, podrán atenderse solicitudes que a día de hoy son irresolubles sin hacer una ardua labor de investigación, puesto que casi la totalidad de los registros de vizcaínos bautizados, casados y difuntos hasta 1900 estarán volcados en tablas consultables en web y en el propio archivo. También podrán solicitarse imágenes digitales que se entregarán en cd, según la normativa elaborada a tal efecto.
Dado que el sistema está enfocado de una forma primordial hacia la difusión, pusimos especial énfasis en dos bloques de gestión fundamentales por su proyección hacia el exterior: El Módulo de Gestión de Usuarios y el Módulo de Solicitudes, con unas rutinas muy contrastadas, que proporcionaban una oportunidad perfecta para sistematizar proceso directamente relacionado con las demandas de los usuarios.
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| Figura 2. - Acceso de usuarios, comprobación y notificación por correo electrónico. |
El Módulo de Usuarios del Sistema SIGA-AKIS® gestiona los accesos a los servicios on-line del AHEB-BEHA: recoge las fichas de usuarios que se dan de alta en el sistema, tanto de forma remota, desde la página web, como cuando acuden a consulta en sala. La única condición para darse de alta en el sistema y poder realizar solicitudes de reprografía vía web de forma autónoma es tener correo electrónico, permitiendo así que el sistema envíe una clave privada para consultar y/o actualizar los datos personales. La introducción del número de usuario y la clave privada es obligatoria para beneficiarse de este servicio web. Aún así, para que el cambio no fuera traumático para usuarios que no disponían de correo electrónico y acudían tradicionalmente al AHEB-BEHA, mantuvimos todos los números de nuestros antiguos usuarios de alta automática en el sistema. Muchos han ido actualizando sus datos, incluyendo el correo electrónico, posteriormente, utilizando los servicios on-line del SIGA-AKIS® tanto o más que los nuevos usuarios. De todas maneras, la afluencia de otros canales de entrada menos tecnológicos (teléfono, carta, etc.) sigue siendo muy grande, porque el ámbito geográfico de este tipo de archivos es amplísimo.
Aún así cabe resaltar que la consulta a los fondos, índices, etc. es libre y no es necesario disponer de número de usuario.
El Módulo de Solicitudes gestiona los expedientes electrónicos de solicitud de reprografía realizadas en sala, por carta, teléfono, correo electrónico o página web, y está integrado en tiempo real con la intranet del AHEB-BEHA. Cuando una solicitud se inicia se abre automáticamente un nuevo expediente, con un identificador y se asocian a un número de usuario, que debe estar introducido en el sistema, y que es quien se responsabiliza de la petición. Esta solicitud puede tener varios servicios de reprografía de distintos tipos y puede ser enviada o recogida por el usuario cuando se cierra. En el AHEB-BEHA queda el expediente electrónico mientras que al usuario se le enviará carta impresa cuando se requiera, y la reproducción solicitada, debidamente validada según corresponda. La información acerca de la tramitación se realiza por correo electrónico, siempre que exista, lo que agiliza sobremanera la consecución del expediente de reprografía y la estandarización de su gestión.
Las consultas del catálogo y de registros sacramentales en Internet: la difusión del documento secundario
Integrados, como apuntábamos con anterioridad, en el sistema SIGA-AKIS®, relacionado con la digitalización, y desarrollado con estándares descriptivos ISAD (G) y de adaptación y normalización del AHEB-BEHA, tanto el catálogo general como los índices de registros sacramentales suponen el núcleo de información secundaria fundamental de este archivo. Durante el periodo de análisis funcional del SIGA-AKIS® gran parte del tiempo se ocupó en proyectar un sistema de difusión válido que diera salida a todo este capital informativo, vía web, a lo que deberíamos sumar el acceso al Servicio Digital del AHEB-BEHA, es decir, el acceso a las imágenes digitalizadas en la Sala de Investigadores del archivo. Por un lado, para el diseño de los interfaces de consulta tuvimos en cuenta las rutas que consideramos más lógicas para la localización por parte del usuario de la información más pertinente, reflejadas en la “Consulta al catálogo general del archivo” y la “Consulta de registros sacramentales”. Por otro, en lo referente al diseño de los interfaces de visualización de las imágenes digitalizadas, tuvimos en cuenta el sistema tradicional de visionado página a página partiendo de una unidad documental concreta, y el acceso directo a la imagen digital concreta partiendo de un registro sacramental extractado.
A través del formulario de “Consulta del catálogo general del Archivo”, el usuario puede obtener información sobre los fondos documentales del AHEB-BEHA. A través del formulario de “Consulta de registros sacramentales” puede interrogar a las tablas de índices de bautizados, casados y difuntos, fuente principal de los Servicios on-line. Este formulario está integrado en el módulo de solicitudes de la intranet del AHEB-BEHA, de manera que cualquier petición enviada por el usuario a través del sistema de Servicios on-line inicia un expediente electrónico, tal y como hemos señalado anteriormente.
La visualización de los fondos digitalizados: la difusión del documento primario y la adecuación del Servicio de cara al usuario
La puesta en marcha del Servicio Digital del AHEB-BEHA supone un hito en este archivo, puesto que se regularizará la convivencia de varias tecnologías y soportes de acceso al documento primario: por un lado los originales, que sólo se sirven cuando no están microfilmados (con un acceso restringido por cuestiones de conservación y/o legislación de acceso), por otro lado los microfilmes (más del 85 % de los fondos está microfilmado), y finalmente las imágenes digitalizadas.
Para el acceso del usuario en sala al Servicio Digital del AHEB-BEHA, hemos dispuesto una serie de terminales windows y linux. Básicamente reproduce el mismo esquema de funcionamiento que el acceso a través de la web, con la importante salvedad del acceso a la documentación digitalizada. Estamos detectando que muchos usuarios presenciales llegan al archivo habiendo consultado y localizado previamente en la web la mayoría de datos que quieren consultar. Las encuestas periódicas y/o extraordinarias que los usuarios han rellenado nos han permitido recoger sus opiniones acerca de estos nuevos canales de difusión, estableciendo correcciones y mejoras del sistema de consulta y visualización de imágenes, teniendo en cuenta las sugerencias y aportaciones recibidas. Además han servido para tipificar a los nuevos usuarios y su acomodo al nuevo sistema: principalmente genealogistas profesionales y aficionados, investigadores de ámbito universitario, estudiantes, etc., con un perfil muy variado de edad y formación. Pensamos que el resultado de estas encuestas y los comentarios de primera mano suponen un éxito claro en el empleo de esta línea de difusión. Por otro lado, se hará inevitable la formación de los usuarios, en la sala de consulta del AHEB-BEHA, así como un periodo de adaptación a la nueva convivencia. Y aunque en esta fase no está previsto todavía el acceso de todas las imágenes a través de Internet, no descartamos en un futuro próximo permitir la visualización on-line de los fondos digitalizados y, de hecho, técnicamente el sistema ya lo ha tenido en cuenta.
Una pequeña conclusión
Una vez que un archivo se embarca en la aventura digital, hay pocas oportunidades de marcha atrás. En estos años y al socaire del proyecto de digitalización, el archivo se ha modernizado y es verdad que, aunque suene a tópico, hemos dado un salto cualitativo muy importante, con decisión y con la presión de plazos y compromisos que cumplir. No es sólo tecnología, es crear documentos electrónicos, es trabajar en equipo, en red y de forma interdisciplinar, es tener que responder de forma rápida porque los usuarios lo encuentran con rapidez y adaptarte a las circunstancias y cambios tecnológicos con rapidez y cautela.
1 Este proyecto se encuadra en la firma del Convenio del Gobierno Vasco con las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la digitalización de sus archivos diocesanos. Fue firmado en 2000 y renovado los ejercicios 2002 y 2003. En diciembre de 2004, se procedió a la firma de un nuevo Convenio entre el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco y las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la indización y difusión por Internet de los registros sacramentales de los tres Archivos Históricos Diocesanos. Este convenio tiene una duración hasta el año 2008 y se ha firmado para concluir y consolidar el proyecto de digitalización iniciado en los años anteriores.
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