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Los Secretarios Judiciales y su trabajo en los Juzgados de Paz

1. Los secretarios judiciales en los juzgados de paz. Definición y tipología

Los secretarios judiciales, en general, son funcionarios públicos. Dependen del Ministerio de Justicia, dentro del cual forman un alto cuerpo jurídico, y están al servicio de la Administración de Justicia. Los secretarios tienen carácter de autoridad. Sin embargo, los secretarios que ejercen en los juzgados de paz no están adscritos a ese cuerpo jurídico, aun cuando deban cumplir las funciones y obligaciones inherentes a todos los secretarios judiciales, ya que el reglamento del secretario judicial les afecta a ellos igualmente (Real Decreto 1608/2005 del 30 de diciembre, denominado “Reglamento orgánico del cuerpo de secretarios judiciales”).

Una vez definida la figura del secretario judicial, hemos de analizar de qué forma se organizan las secretarías en los juzgados de paz. En un decreto emitido por el Gobierno Vasco en 1998, se hace la siguiente distinción:

a) En los municipios de más de 7.000 habitantes o en las agrupaciones de secretarías, habrá un oficial de la Administración de Justicia.

b) En el resto de los juzgados de paz, se dispondrá de un “secretario idóneo”.

Las agrupaciones de secretarías se basan en la Ley Orgánica del Poder Judicial y en varios decretos autonómicos. Según la Ley Orgánica, las acciones judiciales deben llevarse a cabo dentro de los órganos judiciales correspondientes, por lo tanto la agrupación de secretarías ha de ser itinerante, es decir, su trabajo se desarrollará en distintos juzgados de paz durante los distintos días de la semana. Ese carácter itinerante exige una buena coordinación y programación entre los juzgados de paz correspondientes. Así, cuando se forma una agrupación de secretarías, dicha programación y el plan de trabajo se reflejan en una memoria, aun cuando la programación pueda estar posteriormente sujeta a cambio.

El que una agrupación de secretarías tenga carácter itinerante no quiere decir que no disponga de una sede concreta, sino que, al contrario, ésta suele radicar en el municipio que disponga de más habitantes. En la actualidad existen dos agrupaciones de este tipo en la Comunidad Autónoma Vasca: la de Zamudio (Zamudio, Lezama y Larrabetzu) y la de Güeñes (Güeñes y Gordexola). Asimismo, se encuentra en proceso de creación la de la cuadrilla de Zuya (Aramaio, Arrazua-Ubarrundia, Legutiano, Urkabustaiz, Zigoitua y Zuya).

Tal y como mencionábamos anteriormente, en los municipios de menos de 7.000 habitantes o en los que no pertenezcan a una agrupación de secretarías , los juzgados de paz dispondrán de “secretarios idóneos”. El nombramiento de estos secretarios lo llevará a cabo el Ayuntamiento, una vez oído al juez de paz, entre aquellos aspirantes que cumplan una serie de sencillos requisitos (frecuentemente suele tratarse de un funcionario del propio ayuntamiento). Finalmente, La Dirección General para las relaciones con la Administración de Justicia deberá otorgar su beneplácito al nombramiento, para culminar el procedimiento con la toma del cargo de secretario ante el juez de paz.

Si la labor del secretario judicial es importante en cualquier juzgado, en los juzgados de paz aún lo es más, ya que, a diferencia de los demás órganos judiciales, no es necesario que el juez de paz conozca el Derecho en profundidad, por lo que la dirección del proceso recae, en gran medida, en el secretario judicial, que se convierte en un colaborador jurídico-técnico excepcional para el juez de paz. En los municipios de más de 7.000 habitantes –o en las agrupaciones de secretarios– ese conocimiento técnico está garantizado, al cumplir la labor de secretario judicial un funcionario de la Administración de Justicia, es decir, un oficial con preparación técnica en Derecho. En el resto de los juzgados de paz, en cambio, la idoneidad vendrá dada por la elección que realice el ayuntamiento correspondiente.

2. Funciones del secretario judicial

A continuación comentaremos cuáles son las competencias que corresponden a los secretarios judiciales. Tal y como hemos mencionado al principio, los secretarios judiciales que ejercen en los juzgados de paz no pertenecen orgánicamente a dicho cuerpo jurídico. Sin embargo, el reglamento funcional correspondiente a dicho cuerpo es aplicable también en el caso de estos secretarios judiciales:

A) En un sentido amplio, el secretario adoptará las resoluciones pertinentes en la tramitación del proceso. Dichas resoluciones reciben el nombre de “diligencias” y se llevan a cabo para ordenar el proceso, para que quede constancia del mismo, para realizar las comunicaciones pertinentes y para ejecutar las decisiones del juez.

B) Además, el secretario judicial también cumple las funciones de dar fe y guardar y custodiar los autos. El secretario judicial da fe de los actos procesales y emite copias y certificados (mientras no se trate de autos secretos). Asimismo, mediante un registro da fe de los escritos y documentos que llegan al juzgado. Como hemos dicho anteriormente, el secretario es el responsable del libro de registro, el cual en la actualidad puede estar escrito a mano o bien puede tratarse de un archivo informático.

C) También es el responsable de “informar”. Dentro de esta responsabilidad se circunscriben las siguientes labores: Por un lado, los secretarios judiciales anotan las diligencias pertinentes sobre la hora y el día de entrada de los documentos que llegan al juzgado y, en cualquier caso, emiten certificados sobre dichos escritos. Por otro lado, informan al juez de los escritos presentados durante el día, así como de las actas que no hayan sido firmadas ante el juez. Por otra parte, en cuestión de plazos, el secretario judicial informa al juez de los plazos transcurridos, así como de los autos sobre los cuales es preciso tomar una decisión. Todas esas informaciones las transmite oralmente.

D) El secretario también levanta “acta” del proceso civil, aunque lo sucedido se grabe también en registro informático (en ese caso, el contenido del acta suele ser más breve). En algunos casos, los datos que constan en acta pueden verse reducidos en aras de salvaguardar la intimidad de las personas (como por ejemplo, en el caso de la ley de adopción internacional).

E) Asimismo, es responsabilidad del secretario judicial la formación, conservación y cuidado de los documentos judiciales (siempre y cuando no estén en manos del juez, claro está). El secretario utiliza las diligencias de ordenación para impulsar el proceso. Dichas diligencias de ordenación tiene un contenido muy concreto: lo que ordena la secretaría, el nombre del secretario, la fecha y la firma del secretario. El juez, lógicamente, puede repasar las diligencias de ordenación, aprobándolas o rechazándolas. La diferencia entre las providencias y las diligencias de ordenación no es muy significativa: en el primer caso, el objetivo es dar al proceso el citado impulso material, y en el segundo, formal. De cualquier manera, muchas veces no se percibe una clara diferencia.

F) Asimismo, el secretario puede proponer al juez de paz las resoluciones que debe dictar mediante providencias o autos. Esa posibilidad está limitada y el secretario no puede participar en cualquier providencia o auto, por ejemplo esa proposición sería imposible en el caso de un auto que se emita como resolución de un recurso. Cuando se presenta al juez una proposición de ese tipo, este puede aceptarla utilizando el término “de acuerdo” o, por el contrario, puede adoptar la decisión que estime conveniente.

G) Las notificaciones, comunicaciones y cooperaciones judiciales también son competencia de los secretarios judiciales. Puede tratarse de comunicaciones del órgano judicial con los intervinientes, con terceros o también con otros órganos judiciales. En este sentido, se distinguen diferentes tipos de actuaciones:

Mediante las notificaciones, el órgano judicial da cuenta del contenido de una decisión judicial al interesado. Las decisiones judiciales —autos, providencias, diligencias de ordenación, fallos...— serán notificadas a los intervinientes utilizando cualquier medio técnico, siempre y cuando se respeten las normas procesales. Cuando se realiza la notificación es preciso aclarar si se trata de una decisión firme o, por el contrario, si cabe interponer un recurso. Existen distintos tipos de notificaciones, por ejemplo: A) Notificación personal realizada en el mismo juzgado. B) Notificación personal realizado en el domicilio del interesado. Estas notificaciones las lleva a cabo el secretario mismo o el funcionario por él designado. Dicha notificación se realiza mediante una cédula. La resolución que ha de ser notificada se le lee en su integridad al interesado, que debe firmar su recepción. Si no sabe firmar o no desea hacerlo, dos testigos lo harán en su lugar. Sin embargo, si es el secretario quien lleva a cabo la notificación, los testigos no serán necesarios. C) Notificación mediante cédula, que se realiza cuando el interesado no se encuentra en su domicilio. En estos casos la notificación se le comunica a algún familiar o vecino, que deberá entregar la notificación al interesado, de lo contrario se expone a una multa. D) Notificación por correo certificado con acuse de recibo. Esta opción puede utilizarse siempre y cuando el juez lo estime oportuno. Los fallos firmes no pueden ser notificados mediante este sistema. E) Notificaciones realizadas por medio del procurador. F) Notificaciones por edicto. Cuando no se conoce el domicilio del interesado, es posible proceder a su publicación en los boletines oficiales de la provincia, de la comunidad autónoma o del estado.

La citación es un aviso realizado a una persona para que comparezca en un lugar determinado un día y a una hora concreta. La cédula de citación constará del siguiente contenido:

1. Nombre del juez que toma la decisión.
2. Nombre y apellidos y dirección de la persona citada.
3. Objeto de la citación.
4. Lugar, día y hora.
5. Obligación de asistir a la citación y multa correspondiente en caso de no acudir a la misma.

En caso de que la persona citada no comparezca, se le hará una nueva citación. Si persiste en su actitud de no acudir, nos encontraríamos ante un delito de obstrucción a la justicia (en caso de no acudir a un juicio) o de desobediencia (por no acudir al juzgado a ejecutar una diligencia).

El emplazamiento es al aviso realizado a una persona para que compadezca en un lugar determinado en un plazo de tiempo previamente determinado. En general, todo lo explicado sobre las notificaciones es aplicable en el caso de los emplazamientos.

Mediante los requerimientos, se le ordena a alguien que haga o deje de hacer algo. La providencia realizada por la autoridad es notificada al interesado y el secretario levanta diligencia del requerimiento. En este caso, a diferencia de los anteriores, puede constar la respuesta dada por el requerido.

Actos de comunicación con otros órganos judiciales y extrajudiciales. Con frecuencia un órgano judicial precisa de la colaboración de otro órgano para llevar a cabo un acto procesal, lo que se denomina colaboración o ayuda judicial, y se lleva a cabo, asimismo, mediante actos de comunicación. La Ley Orgánica del Poder Judicial demanda la ayuda mutua entre jueces y tribunales. Este tipo de cooperación se da sobre todo cuando es preciso llevar a cabo una diligencia fuera del ámbito del juzgado o de sus competencias.

H) El secretario, por otra parte, es el responsable de recabar datos para la estadística judicial. La realización de esta estadística corresponde al Consejo General del Poder Judicial, pero la recopilación de datos es tarea de los secretarios judiciales en sus respectivos juzgados. Para la compilación de datos se pueden utilizar sistemas informáticos, y en caso de que no se disponga de este tipo de medios, serán obligatorios los libros de registro. Los boletines estadísticos se completan cada tres meses. Los datos deben ser verdaderos, exactos y confidenciales.

I) El secretario es responsable también del depósito y consignación. Las cantidades de dinero, valores, consignaciones y fianzas dependen directamente del secretario judicial.

J) Cumplimentación y cuidado de los libros. Según la Ley Orgánica citada, son también responsabilidad del secretario judicial las tareas siguientes:

- Tareas de documentación pertinentes.
- Realización de autos y expedientes.
- Dejar constancia de las resoluciones adoptadas por los jueces.
- Cumplimentación de los libros de registro establecidos por el Ministerio de Justicia de acuerdo con la normativa. En la actualidad, varios de esos libros se atienden mediante aplicaciones informáticas, pero en la mayoría de los juzgados de paz los libros se escriben todavía a mano, aún cuando este sistema genera multitud de inconvenientes, como problemas de caligrafía, mala visión o problemas con las fotocopias.

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